Maximale Effizienz: 5 Schritte wie Big Data Ihre Personalplanung unschlagbar macht!

Im Schweizer Gesundheitswesen ist die effiziente Personalplanung entscheidend, um die Bedürfnisse der Patienten zu erfüllen, gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und zu guter Letzt die Mitarbeiter wirtschaftlich einzusetzen. Big Data spielt dabei eine zentrale Rolle, indem es hilft, Mitarbeiter optimal auszulasten, ohne sie zu überlasten. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie in fünf praktischen Schritten Arbeitspläne erstellen, die Mitarbeiter schonen und gesetzliche Regeln automatisch einhalten.

Schritt 1: Die richtigen Daten sammeln

Sie brauchen keine komplizierten Tabellen. Moderne Planungssoftware holt sich automatisch:

• Das erwartete Patientenaufkommen (saisonale Schwankungen, Fussball Match usw.)
• Welche Mitarbeiter sind planbar (Urlaube, Krankmeldungen, Teilzeit-Modelle)
• Was das Gesetz erlaubt (max. 50 Stunden/Woche, 11 Stunden Pause zwischen Nachtschichten)

Beispiel aus Zürich: Die neue Software Swisio zeigt auf: “Achtung, Station 3B – nächste Woche fehlen 2 Pflegekräfte wegen Fortbildung. Gleichzeitig erwarten wir 15% mehr Patienten.”

Schritt 2: Computer-Vorhersagen nutzen

Wie beim Wetterbericht – nur für Ihre Personalplanung! Die Software vergleicht:

• Letztes Jahr (Wie viele Geburten hatten wir im Juli?)
• Aktuelle Trends (Steigen die Infektions-Zahlen?)
• Spezielle Ereignisse (Marathon in Zürich = mehr Notfälle)

Praxis-Tipp aus Luzern: Das Luzerner Kantonsspital spart jeden Freitag 30 Minuten Planungszeit. Die KI Erweiterung in POLYPOINT PEP sagt voraus: “Samstags zwischen 14–18 Uhr kommen 40% mehr Unfälle – bitte 3 zusätzliche Pflegekräfte einplanen.”

Schritt 3: Schichtpläne wie ein Puzzle bauen

Früher: Zettelwirtschaft. Heute: Die Software sucht die beste Kombination und prüft dabei:

• Keine Überlastung
• Fair verteilte Wochenenden
• Spezialwissen

Echte Lösung aus Bern: Ein Grossspital in Bern nutzt einen “Schicht-Optimierer”. Der rechnet zum Beispiel: “Krankenschwester Müller darf am 15.8. keine Spätschicht machen – ihr Kind hat Schulanfang. Dafür übernimmt sie am 17.8. eine Extraschicht.”

Schritt 4: Gesetzes-Check automatisch machen

Das Arbeitsgesetz (ArG) hat viele Regeln – die Software kennt sie alle:

• Stopp-Schild bei zu vielen Stunden (z. B. rotes Warnsymbol bei 49 Wochenstunden)
• Pausenzeiten-Kontrolle (12 Std. Schicht? Sofort 11 Std. Ruhe einplanen!)
• Überstunden-Konto (Automatische Auszahlung oder Freizeitausgleich)

Beispiel aus St. Gallen: Im einem Pflegeheim warnt die Software: “Herr Meier hat diese Woche bereits 48 Stunden gearbeitet – keine weiteren Dienste zuweisen!”

Schritt 5: Flexibel bleiben – auch digital

Kein Plan überlebt den Alltag. Aber mit Echtzeit-Updates geht’s:

• Krankmeldung um 6 Uhr? Die Software sucht sofort Ersatz.
• Zuviel Personal auf Station 5? Vorschlag: “Können 2 Pfleger auf Station 2 aushelfen?”
• Mitarbeiterwunsch: “Ich möchte im August 3 Tage frei – tausche gerne Schichten!”

Tipp aus Zürich: Die Universitätsklinik Zürich nutzt künftig einen Chatbot. Mitarbeiter schreiben: “Bot, ich bin heute krank” → Der Bot organisiert Vertretung und passt alle Pläne an.

Fazit: Mit digitaler Personalplanung mehr Zeit für Menschen statt für Excel

Digitale Planungshilfen sind kein Ersatz für Erfahrung – aber ein starkes Werkzeug. So wie ein Navi im Auto: Es sagt Ihnen, wo Staus drohen (Überlastung!) und findet Ausweichrouten (fairere Schichten).

Starten Sie einfach:

1. Machen Sie einen Beratungstermin bei uns
2. Beginnen Sie mit einer Station
3. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach 4 Wochen: “Fühlt ihr euch entlastet?”

Letztes Wort einer Pflegedienstleitung aus Genf: “Früher habe ich nachts von Excel-Tababen geträumt. Jetzt checke ich morgens die App – und weiß: Heute schaffen wir’s, ohne dass jemand ausbrennt.”